Με το RSVP, όχι μόνο εξασφαλίζεται η ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης, αλλά ενισχύεται και η αίσθηση ότι οι διοργανωτές σέβονται τους καλεσμένους τους, δημιουργώντας μια πιο οργανωμένη και ευχάριστη εμπειρία για όλους.
Τι είναι το RSVP στο προσκλητήριο;
Το RSVP είναι μια συντομογραφία από τη γαλλική φράση “Répondez s’il vous plaît”, που σημαίνει “Απαντήστε παρακαλώ”. Χρησιμοποιείται συχνά σε προσκλήσεις, κυρίως για κοινωνικές εκδηλώσεις (γάμος, βάπτιση κ.α.) ή γιορτές, και ζητά από τους προσκεκλημένους να επιβεβαιώσουν αν θα παραστούν ή όχι στην εκδήλωση.
Σε ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο μπορείς να προσθέσεις μία φόρμα κράτησης RSVP που σε ενημερώνει αυτόματα για την παρουσία ή απουσία των προσκεκλημένων στην εκδήλωσή σου. Δες παρακάτω αναλυτικά τα οφέλη της παρουσίας RSVP σε ένα προσκλητήριο.
RSVP στο ηλεκτρονικό σου προσκλητήριο
Οργανώνεσαι καλύτερα
Εξασφαλίζει ότι θα γνωρίζεις πόσοι καλεσμένοι θα έρθουν στην εκδήλωση, βοηθώντας στη σωστή οργάνωσή της από την αρχή ως το τέλος.
Προγραμματίζεις σωστότερα
Σε διευκολύνει να προγραμματίσεις πιο σωστά τις βασικές ανάγκες της εκδήλωσης και να κλείσεις τον σωστό χώρο για τη δεξίωση (π.χ. κτήμα) αλλά και να κανονίσεις όλες τις επιμέρους ανάγκες της (welcome, δωράκια κ.α).
Διαχειρίζεσαι ορθολογικά τους πόρους
Εξασφαλίζεις ότι οι πόροι (φαγητό και ποτό δεξίωσης, κεράσματα, δωράκια κ.α.) θα είναι επαρκείς για τον αριθμό των καλεσμένων. Είναι σημαντικό να γίνει το event χωρίς σπατάλη, αποφεύγοντας την υπερβολική διάθεση ή την έλλειψη πόρων.
Διώχνεις την αβεβαιότητα
Αποφεύγεις την αβεβαιότητα και τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής, διότι γνωρίζεις τις διαθέσιμες συμμετοχές.
Υπολογίζεις σωστότερα το κόστος
Υπολογίζεις με μεγαλύτερη ακρίβεια το κόστος της εκδήλωσης, διότι γνωρίζεις πόσοι καλεσμένοι θα έρθουν. Έτσι, μπορείς να υπολογίσεις και να επιμερίσεις με περισσότερη ακρίβεια τον προϋπολογισμό σου στις βασικές και δευτερεύουσες ανάγκες του event.
Εξασφαλίζουν τη θέση τους
Η επιβεβαίωση μέσω RSVP διασφαλίζει ότι οι καλεσμένοι έχουν εξασφαλισμένη τη θέση τους στην εκδήλωση.
Επικοινωνούν στοχευμένα με τους διοργανωτές
Δίνει στους καλεσμένους την ευκαιρία να επιβεβαιώσουν την παρουσία τους ή να ενημερώσουν έγκαιρα σε περίπτωση που δεν μπορούν τελικά να παρευρεθούν.
Απολαμβάνουν εξατομικευμένες υπηρεσίες
Οι καλεσμένοι έχουν τη δυνατότητα να δηλώσουν με το RSVP αν έχουν κάποιες ειδικές διατροφικές προτιμήσεις ή αλλεργίες. Έτσι, οι διοργανωτές μπορούν μεριμνήσουν για ειδικά μενού ή άλλες προσωπικές ανάγκες.
Δείχνουν πόσο σε σέβονται
Επιτρέπει στους καλεσμένους να δείξουν τον σεβασμό τους προς τους διοργανωτές, απαντώντας εγκαίρως και αποφεύγοντας την αβεβαιότητα (θα 'ρθει; δε θα'ρθει...;).
Τους λύνει τα χέρια αν έχουν κι άλλες υποχρεώσεις
Ειδικά σε περιπτώσεις με πολλαπλές εκδηλώσεις ή υποχρεώσεις την ίδια ημέρα, το RSVP επιτρέπει στους καλεσμένους να διαχειριστούν τις κοινωνικές τους υποχρεώσεις με τρόπο που να ευνοεί και τις δικές τους ανάγκες, χωρίς να κινδυνεύουν να παραλείψουν κάτι ή να απογοητεύσουν κάποιον. Αντιλαμβάνονται ότι κι εσύ ως διοργανωτής σέβεσαι την απόφασή τους να επιλέξουν να πάνε σε κάποια άλλη εκδήλωση και όχι στη δική σου εκείνη τη μέρα.
Ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο Invitation WebEvent περιλαμβάνει αυτόματη φόρμα RSVP
Οι καλεσμένοι συμπληρώνουν online τη φόρμα κράτησης και εσύ μαθαίνεις αυτόματα μέσω email ποιοι πρόκειται να έρθουν, αν θα έχουν μαζί τους μικρά παιδιά, αν έχουν κάποια αλλεργία, και άλλα πολλά!
Invitation WebEvent
